1.1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян головою, першим заступником, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату та керівниками структурних підрозділів апарату Севастопольської міської державної адміністрації.

1.2. Порядок розроблений відповідно до статті 40 Конституції України, статті 22 Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».

1.3. Прийом громадян головою, першим заступником, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату Севастопольської міської державної адміністрації здійснюється згідно з графіком, затвердженим розпорядженням Севастопольської міської державної адміністрації.

1.4. Прийом головою, першим заступником та заступниками голови Севастопольської міської державної адміністрації проводиться у приміщенні відділу роботи із зверненнями громадян апарату Севастопольської міської державної адміністрації на першому поверсі будівлі за адресою: м.Севастополь, вул. Леніна, 2.

Прийом заступником голови – керівником апарату Севастопольської міської державної адміністрації та керівниками структурних підрозділів апарату Севастопольської міської державної адміністрації проводиться у службових кабінетах.

Вхід вільний, не передбачається оформлення перепустки.

1.5. Інформація, що стосується прийому громадян, оприлюднюється через друковані засоби масової інформації, офіційний веб-сайт Севастопольської міської державної адміністрації та в приміщенні відділу роботи із зверненнями громадян апарату Севастопольської міської державної адміністрації в доступному для вільного огляду місці.

2. Організація попереднього запису на прийом громадян

2.1. Особистий прийом громадян головою, першим заступником, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату Севастопольської міської державної адміністрації здійснюється за попереднім записом та з питань, які не можуть бути вирішені керівниками структурних підрозділів Севастопольської міської державної адміністрації.

Виїзний особистий прийом громадян головою, першим заступником, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату Севастопольської міської державної адміністрації проводиться без попереднього запису. Оголошення про проведення виїзного прийому публікуються на офіційному веб-сайті Севастопольської міської державної адміністрації та у місцевих друкованих засобах масової інформації.

2.2. Особистий прийом керівниками структурних підрозділів апарату Севастопольської міської державної адміністрації проводиться без попереднього запису двічі на тиждень (вівторок та четвер, з 14⁰⁰ до 17⁰⁰).

2.3. Прийом громадян у відділі роботи із зверненнями громадян апарату Севастопольської міської державної адміністрації здійснюється щоденно, крім вихідних та святкових днів (понеділок - четвер з 14⁰⁰ до 18⁰⁰, п’ятниця з 14⁰⁰ до 16⁰⁰).

2.4. Попередній запис на прийом до голови Севастопольської міської державної адміністрації здійснюється начальником відділу роботи із зверненнями громадян апарату Севастопольської міської державної адміністрації щоденно з понеділка по п’ятницю за телефоном 542-744 - в робочий час, особисто – в прийомні години (пункт 2.3 цього Порядку).

Запис на прийом до першого заступника, заступників, заступника голови – керівника апарату Севастопольської міської державної адміністрації здійснюється їх помічниками в прийомні дні (вівторок, четвер з 14⁰⁰ до 18⁰⁰) в ході особистої зустрічі.

2.5. Перший заступник, заступники голови та заступник голови – керівник апарату Севастопольської міської державної адміністрації здійснюють прийом громадян з питань, які належать до їх компетенції, відповідно до розподілу обов’язків.

2.6. Запис на прийом до голови Севастопольської міської державної адміністрації проводиться у разі, якщо питання порушені громадянином, вже розглядалися заступниками голови Севастопольської міської державної адміністрації і не були вирішені по суті.

Запис на повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося за результатами особистого прийому головою Севастопольської міської державної адміністрації, здійснюється в разі, коли питання, порушене у першому зверненні, не було вирішено по суті або відкрилися нові обставини.

2.7. З метою з’ясування суті питання, під час попереднього запису на прийом, встановлюється особа (прізвище, ім’я, по батькові) заявника, адреса проживання, статус та категорія, питання, до яких посадових осіб чи органів звертався громадянин, яке було прийнято рішення. Зазначені дані вносяться в журнали обліку особистого прийому громадян.

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

Після з’ясування всієї необхідної інформації особі, що виявила бажання записатися на особистий прийом, повідомляється в усній формі дата та час проведення прийому.

2.8. Попередній запис на прийом завершується за 1 добу до початку прийому.

2.9. За результатами попереднього запису підбираються архівні матеріали у відділі роботи із зверненнями громадян апарату Севастопольської міської державної адміністрації (якщо звернення не первинне), за потреби помічниками голови, першого заступника та заступників голови Севастопольської міської державної адміністрації готується узагальнена інформація щодо порушеного заявником питання.

3. Проведення особистого прийому

3.1. Особистий прийом громадян головою, першим заступником голови, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату, керівниками структурних підрозділів апарату Севастопольської міської державної адміністрації проводиться від імені Севастопольської міської державної адміністрації.

Прийом громадян з питань, вирішення яких належить до повноважень Севастопольської міської державної адміністрації, а також відповідно до розподілу функціональних обов’язків, голова Севастопольської міської державної адміністрації та його заступники, керівники структурних підрозділів апарату Севастопольської міської державної адміністрації здійснюють особисто.

3.2. Особистий прийом головою та заступниками голови Севастопольської міської державної адміністрації, проводиться у порядку черговості, визначеної при здійсненні попереднього запису начальником відділу роботи із зверненнями громадян апарату Севастопольської міської державної адміністрації та помічниками першого заступника та заступників голови Севастопольської міської державної адміністрації, що відображена у складеному списку.

Інваліди Великої Вітчизняної війни, Герої України, Герої Радянського Союзу, Герої Соціалістичної праці, жінки, яким присвоєне почесне звання «Мати-героїня» приймаються першочергово.

3.3. В ході особистого прийому посадова особа, що веде прийом, вислуховує громадянина, вивчає документи, інші матеріали, що додаються громадянами для обґрунтування своїх звернень. Якщо викладені обставини не потребують додаткового опрацювання та перевірки посадова особа вирішує питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз’яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

Для більш детального викладу інформації заявнику може бути запропоновано викласти обставини справи у письмовому вигляді і долучити це звернення до картки обліку особистого прийому громадян за зразком, згідно з додатком.

Якщо порушене питання не входить до компетенції Севастопольської міської державної адміністрації посадова особа, яка проводить особистий прийом, пояснює громадянину, до якого органу державної влади чи місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи доцільно звернутися і по можливості сприяє у цьому (повідомляє адресу, номер телефону, надає клопотання тощо, направляє подане письмове звернення у орган, до компетенції якого належить вирішення питання відповідно до частини 3 статті 7 Закону України «Про звернення громадян»).

3.4. Для забезпечення кваліфікованого розгляду питань, порушених громадянами, до участі в особистому прийомі можуть залучатися керівники та інші посадові особи структурних підрозділів Севастопольської міської державної адміністрації, керівники підприємств, організацій, установ, у повноваження яких входить вирішення порушених питань (за згодою заявника) або одержувати від них потрібну інформацію.

3.5. У особистому прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку.

Особи, визнані судом недієздатними, на прийом без участі їх законних представників не допускаються.

3.6. У разі необхідності посадова особа може попросити заявника показати документ, що засвідчує його особу або підтвердження повноважень на представництво інтересів іншої особи.

3.7. Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства здійснюється у загальному порядку, при потребі – за участю перекладача.

3.8. Посадова особа, що проводить особистий прийом, повинна забезпечити прийом усіх громадян відповідно до попереднього запису з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку та визначеного графіком часу.

3.9. За відсутності посадової особи, яка повинна проводити особистий прийом, через поважні причини (відрядження, хвороба тощо), особистий прийом проводить посадова особа, яка призначена виконувати її обов’язки. Для осіб, які виявили бажання потрапити на прийом саме до певної посадової особи, призначається інша дата прийому або вони запрошуються на наступний за графіком прийом.

4. Результати здійснення особистого прийому

4.1. За результатами проведення особистого прийому громадян головою, першим заступником, заступниками голови та заступником голови – керівником апарату Севастопольської міської державної адміністрації (у тому числі виїзного) на кожну особу оформлюються картки обліку особистого прийому громадян.

Облік особистого прийому громадян керівниками структурних підрозділів апарату Севастопольської міської державної адміністрації ведеться в журналах обліку особистого прийому громадян, форма якого наведена у додатку 3 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348.

4.2. Питання, з якими звертаються заявники, по можливості, повинні бути вирішені в ході особистого прийому. Громадянину надаються відповідні обґрунтовані роз’яснення та рекомендації, вживаються заходи щодо усунення порушень (за їх наявності). В картку (журнал) обліку особистого прийому громадян в графу «Прийняте рішення» вноситься запис, який повинен повною мірою відображати результат розгляду звернення (пункт 3.3 цього Порядку).

4.3. У разі неможливості вирішити порушене автором звернення питання безпосередньо під час особистого прийому через складність і необхідність додаткового вивчення, воно розглядається у порядку, встановленому для письмових звернень з обов’язковим повідомленням заявника про результати розгляду у терміни, передбачені Законом України «Про звернення громадян».

Таке рішення відображається у відповідній резолюції посадової особи, яка здійснювала особистий прийом громадян.

4.4. Протягом трьох днів з дати проведення особистого прийому громадян всі належно оформлені картки особистого прийому передаються помічниками голови, першого заступника та заступників голови Севастопольської міської державної адміністрації у відділ роботи із зверненнями громадян апарату для централізованої реєстрації та передачі виконавцям для виконання.

4.5. Відповідь на звернення, подане під час особистого прийому, надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом.

У разі відсутності – особою, яка виконує її обов’язки.

4.6. Контроль за виконанням доручень за зверненнями, поданими в ході особистого прийому громадян головою, першим заступником, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату Севастопольської міської державної адміністрації, здійснює відділ роботи із зверненнями громадян апарату Севастопольської міської державної адміністрації.

Контроль за термінами виконання доручень за зверненнями, поданими в ході особистого прийому керівниками структурних підрозділів апарату Севастопольської міської державної адміністрації, здійснюється працівником, що відповідає за ведення діловодства за зверненнями громадян у структурному підрозділі апарату Севастопольської міської державної адміністрації.

4.7. Рішення про завершення діловодства за зверненням, поданим на особистому прийомі, приймається посадовою особою, яка здійснювала прийом.

Начальник відділу роботи
із зверненнями громадян апарату О.В.Істоміна